UbicutoSie haben in diesem Zeitraum für gut 38 Tausend Euro verkauft, und 23 Tausend sind auf dem Konto eingegangen. Diese Differenz ist kein Fehler des Marktplatzes und meistens auch keiner von Ihnen. Eine Auszahlung ist ein Saldo, und ein Saldo enthält Posten, die mit dem Umsatz dieses Zeitraums nichts zu tun haben. Solange Sie diesen Saldo als einen Betrag buchen, ist Ihr Umsatz zu niedrig, Ihre Kosten sind unsichtbar, und Ihre Voranmeldung kann nicht stimmen.
Was im Saldo steckt
Eine fiktive Auszahlung, die nur den Mechanismus zeigen soll:
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Bestellungen in diesem Zeitraum, inklusive Umsatzsteuer | 38.412,60 |
| Provision | -5.761,89 |
| FBA-Versandgebühren | -3.204,00 |
| Lagergebühren | -412,75 |
| Werbekosten | -1.850,00 |
| Erstattungen aus einem früheren Zeitraum | -2.106,40 |
| Entschädigung für beschädigte Ware | +184,20 |
| Auflösung der Reserve des Vorzeitraums | +4.900,00 |
| Einbehaltene Reserve dieses Zeitraums | -6.220,00 |
| Auszahlung | 23.941,76 |
Vier dieser neun Zeilen betreffen nicht diesen Zeitraum. Die Erstattungen gehören zu früheren Bestellungen. Die Entschädigung ist kein Verkauf. Und die beiden Reservezeilen verschieben nur Geld in der Zeit.
Die Reserve ist der Posten, den die meisten übersehen
Amazon behält einen Teil Ihres Saldos als Puffer für Retouren und Ansprüche ein und zahlt ihn in einer späteren Abrechnung aus. Im Bericht sehen Sie das als zwei getrennte Zeilen: die Auflösung der alten Reserve und den Einbehalt der neuen. In diesem Beispiel sind das 1.320 Euro weniger Auszahlung, ohne dass sich an Umsatz oder Kosten etwas geändert hätte.
Buchhalterisch ist diese Reserve eine noch nicht ausgeglichene Forderung gegen den Marktplatz, kein Aufwand. Wer sie als Aufwand bucht, drückt das Ergebnis des einen Monats, hebt das des nächsten und bekommt ein Bankkonto, das dauerhaft nicht zum Hauptbuch passt.
Woran die Voranmeldung scheitert
Die Voranmeldung fragt nach Umsatz je Steuersatz und je Land. Diese Information steckt in der Bestellzeile und sonst nirgends. Aus einem Auszahlungssaldo lässt sie sich nicht mehr rekonstruieren: Sie wissen nicht, welcher Teil an einen französischen oder polnischen Kunden ging, und damit auch nicht, welcher Satz gilt.
Für Händler mit Ware in mehreren Ländern ist das schärfer als die bekannte Schwellendiskussion. Sobald Ihre Ware in Polen oder Tschechien liegt und Sie von dort liefern, ist das eine Inlandslieferung in diesem Land. Die EU-weite Schwelle von 10.000 Euro für Fernverkäufe, die seit dem 1. Juli 2021 gilt, spielt dann gar keine Rolle: Sie brauchen dort ohnehin eine Registrierung. Die Frage ist nicht, ob Sie über einer Schwelle liegen, sondern wo Ihre Ware zum Zeitpunkt der Lieferung lag.
Auf der Kostenseite gilt dasselbe. Ob der Marktplatz Umsatzsteuer auf seine Gebühren berechnet, hängt davon ab, welche Niederlassung fakturiert, und das ändert sich: Seit dem 1. August 2024 rechnet Amazon Verkaufs- und FBA-Gebühren gegenüber deutschen Händlern über seine deutsche Niederlassung mit deutscher Umsatzsteuer ab, wo dies zuvor aus Luxemburg im Reverse-Charge-Verfahren lief. Nehmen Sie die Behandlung also von Ihrer Gebührenrechnung und nicht aus dem Gedächtnis, und prüfen Sie sie erneut, wenn sich der Betrag ändert.
Wie es richtig geht
Die brauchbare Einheit ist die Bestellung innerhalb ihres Auszahlungslaufs. Je Bestellung kennen Sie den Betrag, das Land, die umsatzsteuerliche Behandlung und die darauf einbehaltenen Gebühren. Je Auszahlung wissen Sie, welche Bestellungen enthalten sind.
- Holen Sie den Abrechnungsbericht zur Auszahlung. Darin steht jede Zeile des Saldos, die Reservezeilen eingeschlossen.
- Buchen Sie den Umsatz je Bestellung, mit Land und Behandlung dieser Bestellung. Buchen Sie jede Gebührenart auf ihr eigenes Konto. Buchen Sie die Reserve als Forderung, nicht als Aufwand.
- Buchen Sie die Auszahlung als Ausgleich der Forderung gegen den Marktplatz. Die Differenz zwischen Forderung und Bankeingang muss null sein.
Dieser letzte Schritt ist die eigentliche Kontrolle. Ein paar Cent sind eine Rundungsfrage. Zweistellige Beträge bedeuten fast immer, dass im Bericht eine Zeilenart steht, die Sie noch nicht kennen: eine neue Abgabe, eine Korrektur, eine Entschädigung unter einem Code, den es vorher nicht gab.
Eine solche unbekannte Zeile darf niemals stillschweigend auf einem Sammelkonto verschwinden. In dem Moment, in dem Sie sie auf "sonstige Kosten" buchen, stimmt Ihre Auszahlung wieder ab, und gelöst ist genau nichts. Das verdient eine eigene Betrachtung, denn eine abstimmende Auszahlung und eine richtige Buchung sind zwei verschiedene Dinge.