UbicutoJe verkocht deze periode voor ruim 38 duizend euro en er kwam 23 duizend binnen. Dat verschil is geen fout van de marktplaats en meestal ook geen fout van jou. Een uitbetaling is een saldo, en een saldo bevat posten die niets met de omzet van die periode te maken hebben. Zolang je dat saldo als één bedrag boekt, is je omzet te laag, zijn je kosten onzichtbaar en kan je btw-aangifte niet kloppen.
Wat er in het saldo zit
Neem een fictieve uitbetaling, alleen bedoeld om het mechanisme te laten zien:
| Onderdeel | Bedrag |
|---|---|
| Orders in deze periode, inclusief btw | 38.412,60 |
| Commissie | -5.761,89 |
| FBA-fulfilmentkosten | -3.204,00 |
| Opslagkosten | -412,75 |
| Advertentiekosten | -1.850,00 |
| Retouren uit een eerdere periode | -2.106,40 |
| Vergoeding beschadigde voorraad | +184,20 |
| Vrijval reserve vorige periode | +4.900,00 |
| Ingehouden reserve deze periode | -6.220,00 |
| Uitbetaling | 23.941,76 |
Vier van die negen regels gaan niet over deze periode. De retouren horen bij orders van eerder. De vergoeding is geen omzet maar een schadeloosstelling. En de twee reserveregels verschuiven alleen geld in de tijd.
De reserve is de post die de meeste mensen missen
Amazon houdt een deel van je saldo achter als buffer voor retouren en claims, en betaalt dat in een volgende ronde uit. In het afrekenrapport zie je dat als twee aparte regels: het vrijvallen van de vorige reserve en het inhouden van de nieuwe. Netto is dat in dit voorbeeld 1.320 euro minder uitbetaling, zonder dat er iets aan je omzet of je kosten is veranderd.
Boekhoudkundig is die reserve een vordering op de marktplaats die nog niet is voldaan, geen kostenpost. Wie hem als kosten boekt, verlaagt zijn resultaat in de ene maand en verhoogt het in de volgende, en krijgt een bankrekening die structureel niet aansluit op het grootboek.
Waarom de btw-aangifte hier stukloopt
De aangifte vraagt om omzet per tarief en per land. Die informatie zit in de orderregel en nergens anders. Uit een uitbetaalsaldo is hij niet meer af te leiden: je weet niet welk deel naar een Duitse of een Franse klant ging, en dus ook niet welk tarief erbij hoort.
Voor verkopers met voorraad in meerdere landen is dat scherper dan de bekende drempeldiscussie. Zodra je goederen in Duitsland of Polen liggen en je van daaruit levert, is dat een binnenlandse levering in dat land. Dan is de EU-brede drempel van 10.000 euro voor afstandsverkopen, die sinds 1 juli 2021 geldt, niet eens aan de orde: je hebt daar hoe dan ook een registratie nodig. De vraag is niet of je boven een drempel zit, maar waar je voorraad lag op het moment van levering.
Aan de kostenkant speelt hetzelfde. Of de marktplaats btw over zijn fees berekent, hangt af van de vestiging die factureert, en dat verandert: Amazon factureert verkoop- en FBA-fees aan Duitse verkopers sinds 1 augustus 2024 via zijn Duitse vestiging met Duitse btw, waar dat daarvoor verlegd werd vanuit Luxemburg. Neem die behandeling dus van je feefactuur, niet uit je geheugen, en controleer hem opnieuw als het bedrag verandert.
Hoe je het wel doet
De werkbare eenheid is de order binnen zijn uitbetalingsbatch. Per order ken je het bedrag, het land, de btw-behandeling en de fees die erop zijn ingehouden. Per uitbetaling weet je welke orders erin zitten.
- Haal het afrekenrapport op dat bij de uitbetaling hoort. Daarin staat elke regel die in het saldo zit, inclusief de reserveregels.
- Boek de omzet per order, met het land en de behandeling van die order. Boek elke feesoort op zijn eigen rekening. Boek de reserve als vordering, niet als kosten.
- Boek de uitbetaling als afboeking van de vordering op de marktplaats. Het verschil tussen de vordering en wat er op de bank binnenkwam hoort nul te zijn.
Die laatste stap is de eigenlijke controle. Een verschil van een paar cent is een afrondingskwestie. Een verschil van tientallen euro's betekent bijna altijd dat er een regelsoort in het rapport staat die je nog niet kent. Een nieuwe heffing, een correctie, een vergoeding met een code die je nooit eerder zag.
Zo'n onbekende regel mag nooit stilletjes in een restpost verdwijnen. Op het moment dat je hem wegboekt op "diverse kosten" sluit je uitbetaling weer aan, en heb je precies niets opgelost. Dat is de moeite waard om apart te behandelen, want een aansluitende uitbetaling en een juiste boeking zijn twee verschillende dingen.