Ihre Auszahlung stimmt ab und Ihre Buchhaltung ist trotzdem falsch

Es gibt eine Fehlerart in der Marktplatzbuchhaltung, die keine Kontrolle bemerkt. Die Auszahlung stimmt ab, das Hauptbuch ist im Gleichgewicht, die Bank passt zur Forderung, und die Voranmeldung ist trotzdem falsch. Das liegt daran, dass Abstimmen und richtig Buchen zwei verschiedene Dinge beweisen, und die meisten Buchhaltungen nur das erste prüfen.

Abstimmen beweist Vollständigkeit: Jede Zeile aus dem Abrechnungsbericht ist irgendwo in Ihrer Buchung gelandet. Es beweist nicht, dass sie an der richtigen Stelle gelandet ist. Verschieben Sie einen Betrag von einem Konto auf ein anderes, bleibt der Saldo identisch. Eine Gebühr auf dem falschen Konto stimmt also genauso perfekt ab wie eine auf dem richtigen.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Werbung ist keine Provision. Beides steht im selben Bericht, beides sind Kosten des Marktplatzes, und bei manueller Buchung landen sie oft auf demselben Konto. Werbekosten werden aber regelmäßig von einer anderen Einheit fakturiert als die Verkaufsgebühren, und damit weicht die umsatzsteuerliche Behandlung ab. Auf einem Sammelkonto ist dieser Unterschied endgültig verschwunden, und Ihr Vorsteuerabzug ist systematisch falsch.

Ein EPR-Beitrag ist nicht die Gebühr für dessen Einzug. Amazon stellt dafür zwei Zeilen in den Bericht: den Umweltbeitrag, den es für Sie abführt, und sein eigenes Entgelt für diese Dienstleistung. Das sind steuerlich zwei verschiedene Dinge. Sie erscheinen zudem je Land getrennt, und das ist kein Detail: Die Regime unterscheiden sich je Land, eine Sammelzeile für alle Länder ist also von vornherein falsch.

Einbehaltene Umsatzsteuer ist kein Aufwand. Wo der Marktplatz als Plattform selbst Steuer einbehält und abführt, erscheint das als eigene Zeile im Saldo. Buchen Sie sie als Gebühr, stimmt Ihre Auszahlung ab, während Sie Steuer anmelden, die ein anderer bereits entrichtet hat, oder Umsatz weglassen, den Sie hätten melden müssen.

Eine Entschädigung ist kein Umsatz. Werden Sie für Ware bezahlt, die im Lager verloren ging oder beschädigt wurde, ist das Schadenersatz und kein Verkauf. Auf dem Erlöskonto zählt sie in Ihren Umsatz je Steuersatz und damit in Ihre Anmeldung.

Zwei Fallen, in die jeder tappt, der das selbst baut

Die erste: dieselbe Gebühr erscheint in mehreren Schreibweisen. In derselben Datei trägt eine Kostenart mal Leerzeichen im Namen und mal nicht. Wer seine Buchung auf den exakten Text festverdrahtet, übersieht die Hälfte.

Die zweite: manche Codes enthalten den Abrechnungszeitraum. Eine jährliche Abgabe kann die Jahreszahl im Quelltext mitführen. Wer auf den wörtlichen Text abgleicht, hat jeden dieser Codes am 1. Januar wieder als unbekannt, und die Ausnahmeliste füllt sich jedes Jahr erneut mit Kosten, die längst beurteilt sind.

Beides ist der Grund, warum die Übersetzung von Quellcode zu Konto Daten sein sollte und kein Programmcode: eine Liste, die Sie erweitern, mit Datum und dem Namen dessen, der sie beurteilt hat. Eine neue Kostenart ist dann eine Zeile, die hinzukommt, und keine Änderung, die an einem Entwickler vorbei muss.

Die einzige Verteidigung, die funktioniert

Eine unbekannte Zeilenart darf niemals automatisch irgendwo landen. Kein Sammelkonto, keine "sonstigen Kosten", keine clevere Vermutung aufgrund eines ähnlich klingenden Namens. Sobald das passiert, stimmt Ihre Auszahlung wieder ab, und der Beweis, dass etwas Neues geschehen ist, ist weg.

Die brauchbare Regel ist einfacher und strenger: Ein Code, den Sie nicht kennen, kommt auf eine Liste, die jemand ansieht. Der Rest der Auszahlung bleibt abgestimmt, damit eine unbekannte Gebühr Ihren Zeitraum nicht blockiert. Gebucht ist aber nichts, und genau das ist der Zweck. Die Frage "Was ist das und wohin gehört es" wird einmal beantwortet, von jemandem, der das beurteilen kann, und gilt danach für jeden weiteren Fall.

Was Sie damit anfangen

Prüfen Sie in Ihrer eigenen Buchhaltung zwei Dinge. Erstens: Wie viele verschiedene Kostenarten aus dem Abrechnungsbericht haben ein eigenes Konto, und wie viele sind auf einer Sammelposition gelandet? Zweitens: Was passiert nächsten Monat, wenn der Marktplatz eine Kostenart einführt, die es vorher nicht gab?

Lautet die Antwort auf die zweite Frage, dass sie automatisch irgendwo verschwindet, dann stimmen Ihre Auszahlungen ab sofort sauber ab. Genau das ist das Problem.