Je uitbetaling sluit aan en je boeking klopt toch niet

Er is een soort fout in marktplaatsboekhouding die geen enkele controle opmerkt. De uitbetaling sluit aan, het grootboek is in evenwicht, de bank klopt met de vordering, en de aangifte is toch verkeerd. Dat komt doordat aansluiten en juist boeken twee verschillende dingen bewijzen, en de meeste administraties alleen het eerste controleren.

Aansluiten bewijst volledigheid: alle regels uit het afrekenrapport zitten ergens in je boeking. Het bewijst niet dat ze op de juiste plek zitten. Verplaats je een bedrag van de ene rekening naar de andere, dan blijft het saldo hetzelfde. Een fee die op de verkeerde rekening staat sluit dus net zo perfect aan als een fee die goed staat.

Waar het in de praktijk misgaat

Advertenties zijn geen commissie. Ze staan in hetzelfde rapport, ze zijn allebei kosten van de marktplaats, en ze belanden bij handmatig boeken vaak op dezelfde rekening. Maar advertentiekosten worden regelmatig door een andere entiteit gefactureerd dan de verkoopfees, en dan wijkt de btw-behandeling af. Op één verzamelrekening zie je dat verschil nooit meer terug, en je voorbelasting is stelselmatig verkeerd.

Een EPR-bijdrage is niet de fee voor het innen ervan. Amazon zet er twee regels voor in je rapport: de milieubijdrage die het namens jou afdraagt, en zijn eigen dienstverleningsvergoeding daarvoor. Dat zijn fiscaal twee verschillende dingen. Ze staan bovendien per land apart in het rapport, en dat is geen detail: de regimes verschillen per land, dus één verzamelregel voor alle landen is meteen fout.

Ingehouden btw is geen kostenpost. Waar de marktplaats als platform zelf btw inhoudt en afdraagt, zie je dat als een aparte regel in het saldo. Boek je die als fee, dan sluit je uitbetaling aan en geef je btw aan die al door een ander is voldaan, of je laat omzet weg die je wel had moeten aangeven.

Een vergoeding is geen omzet. Krijg je betaald voor voorraad die in het magazijn is zoekgeraakt of beschadigd, dan is dat een schadeloosstelling en geen verkoop. Op de omzetrekening telt hij mee in je omzet per tarief, en daarmee in je aangifte.

Twee valkuilen die iedereen die dit zelf bouwt tegenkomt

De eerste: dezelfde fee komt onder meerdere schrijfwijzen voor. In hetzelfde bestand staat een kostensoort soms met en soms zonder spaties in de naam. Wie zijn boeking hardcodeert op de exacte tekst, mist de helft.

De tweede: sommige codes bevatten de afrekenperiode. Een jaarlijkse heffing kan in de brontekst het jaartal meedragen. Als je op de letterlijke tekst matcht, is elke code op 1 januari weer onbekend, en loopt je uitzonderingenlijst elk jaar opnieuw vol met kosten die je allang hebt beoordeeld.

Beide zijn de reden dat de vertaling van broncode naar rekening data hoort te zijn en geen code: een lijst die je kunt uitbreiden, met een datum en een naam erbij van wie hem heeft beoordeeld. Een nieuwe kostensoort is dan een regel die je toevoegt, niet een wijziging die langs een ontwikkelaar moet.

De enige verdediging die werkt

Een onbekende regelsoort mag nooit automatisch ergens terechtkomen. Geen restpost, geen "diverse kosten", geen slimme gok op basis van een vergelijkbare naam. Zodra dat gebeurt, sluit je uitbetaling weer aan en is het bewijs dat er iets nieuws gebeurde verdwenen.

De werkbare regel is simpeler en strenger: een code die je niet kent, gaat naar een lijst waar iemand naar kijkt. De aansluiting van de rest van de uitbetaling blijft gewoon staan, zodat één onbekende fee je periode niet blokkeert. Maar er is niets geboekt, en dat is precies de bedoeling. De vraag "wat is dit en waar hoort het" wordt één keer beantwoord, door iemand die het kan beoordelen, en daarna geldt dat antwoord voor elke volgende keer.

Wat je eraan hebt

Vraag bij je eigen administratie eens twee dingen na. Ten eerste: hoeveel verschillende kostensoorten uit het afrekenrapport hebben een eigen rekening, en hoeveel zijn er op één verzamelpost beland? Ten tweede: wat gebeurt er als de marktplaats volgende maand een kostensoort introduceert die er nog niet was?

Is het antwoord op de tweede vraag dat hij automatisch ergens in verdwijnt, dan sluit je uitbetalingen voortaan keurig aan. Dat is precies het probleem.